Arten und Anforderungen von Buchhaltungs- und Steuerunterlagen

Buchhaltungsbeleg vs. Steuerbeleg - was ist das und wann wird es verwendet?

Ein Buchhaltungsbeleg ist ein Dokument, das eine finanzielle Transaktion wie einen Verkauf oder einen Kauf aufzeichnet. Es dient lediglich als Nachweis für die Aufzeichnung in Ihren Buchhaltungsunterlagen. Ein Beispiel für ein Buchhaltungsdokument ist eine Rechnung oder ein Kassenbeleg.

Wenn Sie mehrwertsteuerpflichtig sind, werden Ihre Buchhaltungsbelege als Steuerbelege bezeichnet, und Sie müssen diese Bezeichnung auf dem Beleg angeben.

Buchhaltungs- und Steuerbelege werden für folgende Zwecke verwendet:

• Sie werden als Bestätigung des Handels erstellt,
• sie dienen der Eintragung in die Geschäftsbücher,
• sie helfen Ihnen, den Überblick über Ihre Finanzen zu behalten,
• sie bilden die Grundlage für die Berechnung der Steuern.

Arten von Buchhaltungsdokumenten

Empfangs- / Ausgabestelle

Eingangs- und Ausgangsscheine sind interne Dokumente, die als Information über die im Lager eingegangenen und aus dem Lager ausgegebenen Waren dienen.

Obwohl es sich hierbei nicht um Dokumente handelt, die an Kunden oder Lieferanten ausgegeben werden, werden sie für eine ordnungsgemäße Buchführung benötigt und geben Ihnen einen Überblick über die interne Verwaltung des Unternehmens.

Bareingänge

Ein Kassenbeleg ist ein Buchhaltungsdokument, das zur Aufzeichnung von Transaktionen innerhalb der Registrierkasse verwendet wird. Es kann sich dabei um eine Quittung, einen Beleg (handschriftlich, weniger formell) oder auch um eine Quittung und einen Spesenbeleg handeln. Es handelt sich also um eine Bestätigung, dass eine Transaktion (Kauf oder Verkauf) stattgefunden hat.

Eine Quittung wird in der Regel in zwei Exemplaren ausgestellt - eines für den Kunden und eines für den Verkäufer. Auf der Quittung müssen angegeben werden:

• die Belegnummer,
• die Identifizierung des Zahlers und des Zahlungsempfängers,
• das Datum des Belegs (wann die Zahlung/Auszahlung erfolgt ist),
• der Zweck der Zahlung,
• die Höhe des Geldbetrags.

Lieferschein

Sie sind nicht gesetzlich verpflichtet, einen Lieferscheinauszustellen, aber er erleichtert Ihnen die buchhalterische Erfassung von Materialien, Beständen oder Waren. Der Lieferschein dient als Beleg für die Warenbewegungen im Lager - wer hat sie ausgegeben oder erhalten, in welcher Menge, zu welchem Preis usw.

Sie können den Inhalt des Lieferscheins auf Ihr Unternehmen abstimmen. Er sollte insbesondere Informationen über die Bezeichnung des Artikels (Bestand/Ware) und seine Menge enthalten. Es bleibt jedoch Ihnen überlassen, ob Sie den Preis des Artikels angeben oder diese Information vor den Augen Ihrer normalen Mitarbeiter verbergen wollen.

Da es sich nach wie vor um ein Dokument handelt, sollten Sie folgende Angaben machen:

• Lieferanten- und Kundenidentifikation,
• die Serien-/Registrierungsnummer des Dokuments,
• das Datum, an dem die Transaktion stattgefunden hat.

Optional können Sie den Namen der Person hinzufügen, die die Transaktion durchgeführt hat und dafür verantwortlich ist, den Namen der Abteilung oder des Bereichs, in den die Transaktion fällt, usw.

Rechnung

Eine Rechnung ist ein Dokument, das ein Lieferant an seinen Kunden ausstellt, wenn es sich um einen zeitlich verschobenen Verkauf handelt, d. h. wenn der Käufer die Waren oder Dienstleistungen nicht sofort bezahlt, sondern erst nach einer bestimmten Frist. Es gibt zwei Arten von Rechnungen:

• Ausgestellte Rechnung - Sie stellen sie Ihrem Kunden für die von Ihnen erbrachten Leistungen (Verkauf von Waren oder Dienstleistungen) aus und verbuchen sie als Ertrag;
• Erhaltene Rechnung - Sie erhalten diese von Ihrem Lieferanten für die von Ihnen erbrachten Leistungen (wenn Sie einkaufen), und sie wird in Ihrer Buchhaltung als Aufwand verbucht.

Im Allgemeinen enthält die Rechnung Folgendes

• Beschreibung des Produkts oder der Dienstleistung,
• den Preis,
• Angaben zum Käufer und Verkäufer,
• Anweisungen für die Zahlung.

Formal sollte keine Rechnung fehlen:

• die Rechnungsnummer,
• das Datum der Ausstellung (oder, falls abweichend, das Datum des Buchungsvorgangs),
• der Name Ihres Unternehmens als Lieferant (Vor- und Nachname bei Selbstständigen) und die Anschrift Ihres Firmensitzes,
• Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, eventuell auch Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
• Angaben zum Kunden (Name, Firmensitz, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, ggf. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer),
• Rechnungsposten,
• den Geldbetrag, den Preis pro Mengeneinheit, falls zutreffend, und die Menge,
• die Zahlungsart und die spezifischen Zahlungsangaben,
• Angaben darüber, ob Sie ein Nicht-Mehrwertsteuerzahler sind,
• für Mehrwertsteuerzahler den angewandten Satz, den Preis ohne Mehrwertsteuer, die Steuerbemessungsgrundlage und die berechnete Mehrwertsteuer.

Umgekehrt ist ein Stempel oder eine Unterschrift auf der Rechnung nicht zwingend erforderlich. Eine Rechnung mit einer Unterschrift, einem Logo oder einem Stempel wirkt jedoch glaubwürdiger, so dass Sie diese Angaben hinzufügen können, auch wenn Sie gesetzlich nicht dazu verpflichtet sind.

Neben den normalen Rechnungen gibt es auch besondere Arten von Rechnungen:

• Proforma - ein inoffizielles Buchhaltungsdokument, das als vorläufiger Rechnungsentwurf oder als Angebot an einen Kunden dient.
• Vorschussrechnung - ein Buchhaltungsdokument, das dazu dient, die Zahlung vor der Lieferung von Waren oder Dienstleistungen anzufordern. Im Gegensatz zu einer regulären Rechnung ist eine Vorschussrechnung nicht steuerpflichtig und dient daher nicht als Grundlage für die Mehrwertsteuer.
• Gutschrift - ein Buchhaltungsdokument, das ausgestellt wird , wenn die ursprüngliche Rechnung korrigiert oder geändert wird. Dabei handelt es sich in der Regel um eine Minderung des ursprünglich in Rechnung gestellten Betrags, z. B. aufgrund einer Reklamation, einer Warenrückgabe, eines Rabatts oder eines Fehlers in der ursprünglichen Rechnung.

Arten von Steuerdokumenten

Im Allgemeinen ist ein Steuerbeleg jedes Buchhaltungsdokument, das von einem Unternehmen im Rahmen der Mehrwertsteuerregelung ausgestellt wird. Sie müssen einen Steuerbeleg ausstellen, wenn:

• Sie mit einem anderen mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen handeln,
• Sie als MwSt.-Zahler Waren innerhalb der Tschechischen Republik versenden,
• Ihr Unternehmen Waren in ein anderes EU-Land liefert,
• Sie nehmen eine Zahlung entgegen (in diesem Fall stellen Sie einen so genannten Steuerbeleg für die erhaltene Zahlung aus).

Es gibt fünf Arten von Steuerbelegen, die nach ihrem Zweck unterschieden werden, und jeder Typ muss bestimmte Anforderungen an Steuerbelege erfüllen:

Vereinfachter Steuerbeleg

Ein solcher Beleg wird allgemein als Quittung bezeichnet und kann ausgestellt werden, wenn der Gesamtpreis einschließlich Mehrwertsteuer 10.000 CZK nicht übersteigt.

Gewöhnlicher Steuerbeleg

Ein normaler Steuerbeleg wird ausgestellt, wenn der Preis einschließlich Mehrwertsteuer 10 000 CZK übersteigt. Im Vergleich zum vereinfachten Steuerbeleg enthält er auch die Identifizierung des Käufers, den Einzelpreis ohne MwSt., die MwSt.-Basis, eventuelle Rabatte und die berechnete MwSt., auf ganze Kronen gerundet. Vergessen Sie nicht, einen Verweis auf das Mehrwertsteuergesetz aufzunehmen.

Zusammenfassendes Steuerdokument

Verwenden Sie das zusammenfassende Dokument, wenn Sie einer Person ein Dokument für mehrere getrennte steuerpflichtige Umsätze ausstellen müssen. Sie erstellen ihn immer für den Kalendermonat (bis zu 15 Tage nach Ende des Kalendermonats), in dem entweder die erste steuerpflichtige Leistung erbracht wurde oder Sie die erste Zahlung für diese Teilleistungen erhalten haben.

Berichtigungssteuerbeleg

Ein Berichtigungsdokument (Sie kennen vielleicht auch die Bezeichnungen Gutschrift oder Lastschrift) stellen Sie aus, wenn Sie eine bereits ausgestellte Rechnung berichtigen oder stornieren müssen. Eine Gutschrift enthält dieselben Informationen wie eine reguläre Rechnung, zusätzlich geben Sie den Grund für die Korrektur und die Unterschiede zwischen den ursprünglichen und den korrigierten Beträgen an.

Steuerbescheinigung für Zahlungseingang

Wenn Sie eine Vorschussrechnung ausstellen und eine Zahlung von einem Kunden erhalten, müssen Sie innerhalb von 15 Tagen eine "echte" Steuerquittung für die erhaltene Zahlung ausstellen (was nicht mit einer Vorschussrechnung vergleichbar ist). Dies gilt auch dann, wenn Sie noch keine Schlussrechnung ausstellen wollen oder können.

Die häufigsten Fehler beim Ausstellen von Dokumenten

• Fehlende oder falsche Daten - z. B. fehlende Identifikationsdaten, falsches Datum, falscher Betrag, fehlende Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen oder falsches variables Symbol.
• Falsche MwSt.-Klassifizierung - vermeiden Sie es, die Rechnung mit der Überschrift "Steuerbeleg" zu versehen, wenn Sie kein MwSt.-Zahler sind (dies kann Ihren Buchhalter unnötig verwirren). Auch eine falsch berechnete Steuer ist ein häufiger Fehler.
• Nichtübereinstimmung zwischen dem Dokument und dem tatsächlichen Vorgang - z. B. Rechnungsstellung für einen anderen Betrag oder andere Waren als die tatsächlich gelieferten oder bereitgestellten.

Archivierung von Buchhaltungs- und Steuerunterlagen

Rechnungen und andere Buchhaltungsunterlagen dürfen nach der Zahlung nicht weggeworfen oder geschreddert werden. Als Unternehmen sind Sie gesetzlich verpflichtet, Buchhaltungsunterlagen für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. In der Regel sind dies 5 Jahre, aber je nach Art des Dokuments gelten andere Regeln.

Welche Unterlagen muss ich aufbewahren?

Kann ich Dokumente elektronisch aufbewahren?

Laut Gesetz können Sie Dokumente sowohl physisch als auch elektronisch aufbewahren. Die elektronische Archivierung von Dokumenten ist natürlich effizienter und spart Ihnen Zeit und Geld.

Allerdings müssen die elektronisch abgelegten Dokumente sein:

• lesbar sein (idealerweise im PDF-Format gespeichert)
• glaubwürdig sein (idealerweise mit einer elektronischen Signatur)
• mit einem Zeitstempel zum Nachweis, dass das Dokument in der Vergangenheit nicht geändert wurde. Einen Zeitstempel können Sie z. B. über die Tschechische Post veranlassen.

Lassen Sie sich bei der Buchführung helfen

Die ordnungsgemäße Ausstellung, Verbuchung und Aufbewahrung von Dokumenten ist die Grundlage für ein funktionierendes Unternehmen. Wenn Sie sich nicht mit Papierkram aufhalten wollen oder wenn er Sie viel Zeit und Geld kostet, nutzen Sie unsere Buchhaltungsdienste für Unternehmen.

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