Vorschriften über Dienstreisen und Reisekostenvergütung

Wissen Sie, worauf Ihr Mitarbeiter Anspruch hat, wenn Sie ihn auf eine Geschäftsreise schicken, und was Sie dabei beachten müssen? Erfahren Sie, unter welchen Bedingungen ein Mitarbeiter auf Geschäftsreise gehen kann und welche Kosten damit verbunden sind.

Was ist eine Geschäftsreise?

Eine Geschäftsreise ist nichts anderes als die gesetzliche Bezeichnung für den umgangssprachlichen Begriff „Dienstreise”. Das Arbeitsgesetzbuch definiert sie als zeitlich begrenzte Entsendung eines Mitarbeiters zur Ausübung seiner Arbeit außerhalb des vereinbarten Arbeitsortes. Es gibt keine Angaben dazu, wie lange sie dauern sollte – vielmehr heißt es, dass Sie einen Mitarbeiter nur nach gegenseitiger Vereinbarung auf eine Geschäftsreise schicken dürfen.

Was muss vor einer Geschäftsreise getan werden?

Wen können Sie nicht auf eine Dienstreise schicken?

Wenn Ihre Mitarbeiter sich weigern, einer Dienstreise zuzustimmen, können Sie ihnen wegen Nichterfüllung der Anforderungen für die Ausübung der vereinbarten Arbeit kündigen. Nur folgende Personen können eine Dienstreise ohne Sanktionen ablehnen:

1/ Mitarbeiter, die im Arbeitsgesetzbuch aufgeführt sind und nur mit einer Genehmigung für eine bestimmte Reise auf Geschäftsreise geschickt werden dürfen. Dazu gehören:

• schwangere Frauen und Mitarbeiter, die Kinder unter 8 Jahren betreuen;
• alleinstehende Personen, die ein Kind unter 15 Jahren betreuen;
• Pflegekräfte, die nachweislich langfristig eine Person betreuen, die auf die Hilfe anderer angewiesen ist.

2/ Arbeitnehmer, die zuvor keine Zustimmung zu Dienstreisen gegeben haben.

Dauer der Dienstreise

Wenn Sie einen Mitarbeiter auf eine zweitägige Dienstreise schicken, müssen Sie ihm weder 48 Stunden Arbeit noch Überstunden bezahlen. Er hätte nur dann Anspruch auf Überstundenzuschlag, wenn er auf der Dienstreise tatsächlich länger als seine festgelegte Arbeitszeit gearbeitet hätte.

Andererseits hat er, selbst wenn er beispielsweise zwei Stunden der gesamten Geschäftsreise mit einem Kundengespräch verbracht hat, Anspruch auf eine Lohnfortzahlung wie für einen normal gearbeiteten ganzen Tag.

Sie bezahlen Ihren Mitarbeitern nicht die Zeit, die sie auf einer Geschäftsreise verbringen und die nicht in die geplante Schicht fällt (z. B. Abendfahrten, Übernachtungen im Hotel). Für diese Zeit stehen ihnen nur Reisekostenvergütungen zu.

Inländische Dienstreisen

Ein Mitarbeiter auf Geschäftsreise hat Anspruch auf Erstattung der Reisekosten für:

• Beförderung;
• Verpflegung;
• Unterkunft;
• gegebenenfalls weitere Ausgaben.

Sie können dem Mitarbeiter einen Vorschuss für diese Ausgaben gewähren, ihm eine Firmenkreditkarte zur Verfügung stellen oder ihm die Ausgaben nach Beendigung und Abrechnung der Dienstreise erstatten.

Während die Mindestgrenze für Verpflegungsgeld und die Höhe der Erstattungen für die Nutzung des eigenen Fahrzeugs des Mitarbeiters durch eine Verordnung des Ministeriums für Arbeit und Soziales geregelt sind und sich die Beträge jedes Jahr ändern, zahlen Sie weitere Erstattungen entsprechend den tatsächlichen Ausgaben auf der Grundlage der vorgelegten Belege. Für die Berechnung der Reisekostenvergütung im Jahr 2026 gilt die Verordnung Nr. 573/2025 Sb. vom 22. Dezember 2025.

Erstattungen für Verpflegung

Die Höhe der Verpflegungspauschale richtet sich nach der Dauer der Dienstreise und der Anzahl der bereitgestellten Mahlzeiten.

Während Arbeitgeber im staatlichen und subventionierten Bereich die Verpflegungspauschalen innerhalb eines festgelegten Rahmens festlegen können, sind Sie als Unternehmer gemäß § 163 Abs. 1 des Arbeitsgesetzbuches verpflichtet, Ihren Mitarbeitern mindestens den am unteren Rand angegebenen Betrag zu zahlen. Sie können die Verpflegungsgelder erhöhen, aber alles, was über den gesetzlichen Rahmen hinausgeht, ist steuerpflichtig und unterliegt den Sozial- und Krankenversicherungsbeiträgen.

Achtung: Kürzung der Verpflegungspauschale – Bei Bereitstellung kostenloser Mahlzeiten während der Dienstreise wird die Verpflegungspauschale um 70, 35 oder 25 % pro Mahlzeit (je nach Reisedauer) gekürzt.

Reisekostenerstattung bei Nutzung eines Privatfahrzeugs

Wenn Mitarbeiter ein Firmenfahrzeug für geschäftliche Zwecke nutzen, haben sie keinen Anspruch auf Reisekosten. Bei Nutzung eines eigenen Fahrzeugs hat der Mitarbeiter Anspruch auf Erstattung:

1/ Kraftstoffverbrauch (PHM), den Sie auf zwei mögliche Arten festlegen können:

• Tatsächliche Kosten – Sie erstatten den Mitarbeitern die Tankquittungen.
• Pauschalbetrag – Bei der Abrechnung verwenden Sie einen festgelegten Betrag pro Kilometer, der vom Ministerium für Arbeit und Soziales regelmäßig mehrmals im Jahr aktualisiert wird.

2/ Abschreibung, d. h. ein Beitrag für die Abnutzung des Fahrzeugs, der in der oben genannten Verordnung festgelegt ist. Im Jahr 2026 beträgt der Grundtarif für 1 km Fahrt mit einem PKW 5,90 CZK (2025: 5,80 CZK).

Weitere Ausgaben

Auf der Grundlage von belegten Quittungen oder Rechnungen sind Sie verpflichtet, Ihren Mitarbeitern auch weitere Kosten zu erstatten, z. B. für Unterkunft und Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln.

Es liegt jedoch in Ihrer Zuständigkeit, den Mitarbeitern vorzuschreiben, wie und womit sie reisen oder wo sie übernachten. Wenn ein Mitarbeiter ein anderes (teureres) Verkehrsmittel als das von Ihnen genehmigte wählt oder in einem Luxushotel übernachtet, erstatten Sie ihm die Kosten nur bis zu dem zuvor genehmigten Betrag.

Auslandsreisen

Für Dienstreisen ins Ausland gelten ähnliche Regeln wie für Inlandsreisen. Sie unterscheiden sich insbesondere in der Höhe der Auslandspauschale, die für das Jahr 2026 durch die Verordnung Nr. 489/2025 Sb. geregelt ist. Darin ist der Grundsatz für jedes Land festgelegt.

Darüber hinaus können Sie Ihren Mitarbeitern weitere Reisekostenerstattungen gewähren, die auf der Grundlage einer internen Regelung oder eines Tarifvertrags festgelegt sind, wie z. B. Taschengeld, das bis zu 40 % der Tagespauschale betragen kann.

Machen Sie sich keine Gedanken über Geschäftsreisen

Machen Sie sich keine Gedanken darüber, ob Sie die genehmigten Formulare richtig verwenden oder die aktuellen Tagegelder auszahlen. Wir behalten die Gesetze und sonstigen Vorschriften für Sie im Auge! Konzentrieren Sie sich auf die Führung und Entwicklung Ihres Unternehmens und überlassen Sie die gesamte Buchhaltung unserem Buchhaltungsteam.

Kontaktinformationen

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